Brainstorming

Brainstorming
การระดมสมอง (Brainstorming) การระดมสมองเป็นเทคนิคที่สนับสนุนให้แสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับปัญหา โดยไม่มีการประเมินว่าความคิดเห็นของใครว่าดีหรือไม่ดี ความคิดเห็นของทุกคนจะถูกรวบรวม และนำเสนอให้สมาชิกทุกคนได้ทราบ พร้อมทั้งสนับสนุนให้สมาชิกเสนอความคิดเห็นต่อเติมหรือเสริมของกันและกันได้ การระดมสมองถือว่าเป็นวิธีแรกที่เป็นเครื่องมือที่ลดการขัดขวาง และสนับสนุนการแสดงความคิดเห็นของสมาชิก โดยการไม่มีการประเมินความคิดเห็นที่แสดงของ สมาชิก ลดการมีอิทธิพลของสมาชิกคนใดคนหนึ่ง โดยการมีวิธีสนับสนุนให้สมาชิกทุกคนได้มี โอกาสตอบให้ความคิดเห็นของสมาชิกคนอื่นอย่างสั้น ๆ นอกจากนั้นยังส่งเสริมการสร้างสรรค์ความคิดเห็นและบรรยากาศของการยอมรับสำหรับความคิดเห็นทุกชนิด การระดมสมองเป็น ส่วนหนึ่งที่จะสร้างความสำเร็จได้ ในการที่จะปรับปรุงการแสดงความคิดเห็น โดยการเปรียบเทียบกับการแก้ปัญหาโดยกลุ่ม ในลักษณะธรรมดาทั่ว ๆ ไป อย่างไรก็ตามการขัดขวางการแสดงความคิดเห็นของการระดมสมองจะเกิดขึ้นได้ ถ้าการเสนอหรือริเริ่มความคิดเห็นเป็นการผจญหน้าระหว่างกันและกันด้วยอารมณ์


การระดมสมองคือ การปรับแนวความคิดร่วมกันระหว่างสมาชิกผู้มีส่วนได้ส่วนเสียร่วมกัน เพื่อเป็นแนวทางที่จะนำไปสู่การแก้ปัญหา และในพจนานุกรมให้ความหมายว่า เป็นการคิดแบบไร้แบบแผน (Free-Form Thinking)

ทักษะสำคัญที่สุดของการระดมความคิดก็คือ การแยกกันอย่างเด็ดขาดระหว่าง “ความคิด (Idea)” และ “การนำ(ความคิด)มาประยุกต์ใช้”

กฏการระดมสมอง

เปิดโอกาศให้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็นอย่างอิสระ
ฟังความคิดเห็นของผู้อื่น
ปริมาณยิ่งมากยิ่งดี ยังไม่จำเป็นต้องดูข้อเท็จจริงและเหตุผล (Free Thinking)
อนุญาติให้ออกนอกลู่นอกทางได้
ห้ามวิจารณ์ในระหว่างที่มีการแสดงความคิดเห็น
หลีกเลี่ยงการปะทะคารม
เมื่อได้ผลแล้วควรทำการรวบรวมแล้วนำไปปรับปรุง
ความล้มเหลวของการระดมความคิด
มีปัจจัย 3 ประการที่ทำให้การระดมความคิดล้มเหลว

แก้ไม่ถูกจุด
จุดมุ่งหมายหลักของการระดมความคิด คือ เพื่อให้ได้มาซึ่งความคิดใหม่ ดังนั้น ปัญหาที่ต้องการใช้หลักการของการระดมความคิดจึงมีไม่มากนัก หรือ กล่าวกลับกันได้ว่า การระดมความคิดไม่สามารถแก้ปัญหาได้ทุกเรื่อง
การระดมความคิดไม่เหมาะกับงานเชิงปฏิบัติ งานซึ่งต้องได้รับการแก้ไขใน เชิงปฏิบัติ เช่น ปัญหาด้านเทคนิค ด้านเครื่องกล เป็นต้น ปัญหาประเภทนี้ ไม่ ต้องใช้การระดมความคิด เมื่อรู้ว่ามันเสียก็ไปซ่อมมันเท่านั้นเอง เพราะปัญหา เหล่านี้ มีแนวทางการแก้ไขเป็นตรรกะที่ชัดเจนด้วยตัวของมันเองอยู่แล้ว รอเพียงแต่ลงมือทำเท่านั้นเอง
ปัญหาที่เหมาะกับการระดมความคิดคือปัญหาที่ไม่ใช่เชิงปฏิบัติการ เช่น ปัญหาแบบเปิด งานที่มีรายละเอียดหรือเป็นภาพรวม หรือ การคิดในเชิงของ ความเป็นไปได้ เป็นต้น
ปัญหาจากพฤติกรรมของบุคคล
ผู้ที่ระดมความคิดมักนำเอาวิธีคิดในเชิงปฏิบัติมาใช้ ซึ่งมุ่งเน้นไปยังผลลัพธ์ สุดท้าย มากกว่าความเป็นไปได้ จึงทำให้ผลิตแนวความคิดออกมาได้น้อย หรือ ไม่มีแนวความคิดใหม่ ๆ ออกมาเลย แนวความคิดที่ได้มักจะซ้ำ ๆ กับที่เคยทำ
การมุ่งเน้นไปยังผลลัพธ์สุดท้าย หมายถึง การที่เราตัดสินใจแนวความคิดในเชิง คุณประโยชน์ (Usefulness) และ ความเป็นไปได้ (Feasibility) มากกว่าที่จะ เป็นในเชิงความแปลกใหม่ (Novelty) หรือ มีแนวโน้ม (Potential) เป็นหลัก
การมุ่งเน้นไปยังผลลัพธ์สุดท้าย จะทำให้เราส่งใจไปตัดสินใจสิ่งใด ๆ ที่เกิดขึ้น และจะเป็นไปในเชิงจับผิดเสียมากกว่า และมักจะเกิดคำถามเหล่านี้ตามมา เช่น
ฟังดูแล้วไม่มีเหตุผล
เคยลองมาแล้ว ใช้ไม่ได้หรอก
มันยุ่งยากเกินไป
ขาดการเอาใจใส่ต่อกระบวนการ
หลักการระดมความคิดนั้น จะมีลักษณะแบบอิสระ (Free Form) หรือ ไม่มีการเตรียมตัวล่วงหน้า ซึ่งอาจนำมาซึ่งประโยชน์และความเสียหายพอ ๆ กัน ดังนั้น การระดมความคิดที่ปราศจากโครงสร้างหรือแบบแผนที่ดี อาจทำให้เราได้แนว ความคิดไม่กี่แบบและไม่คุ้มเวลาที่เสียไป
ดังนั้น การระดมความคิดต้องประกอบด้วย กฏ กติกา และ มารยาท และ การ เตรียมการที่ถูกต้อง เช่น การคัดเลือกคนที่เหมาะสมและแตกต่างกันออกไป การกำหนดภารกิจที่ชัดเจนภายในช่วงเวลาที่เหมาะสม เป็นต้น ตรงนี้มันจะ แตกต่างจากการช่วยกันคิดในความหมายของเราอย่างชัดเจน

เมื่อไหร่จะใช้เทคนิคระดมสมอง

เมื่อต้องการค้นหา และสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ ไม่ว่าจะเป็นการตั้งหัวข้อปัญหา เพื่อจะใช้ทำกิจกรรมใด ๆ การวิเคราะห์ปัญหา หรือการหาแนวทางในการแก้ไข
เมื่อต้องการได้ความคิดเห็นจากคนหมู่มากที่ส่วนได้ส่วนเสียร่วมกัน เพื่อให้เกิดการยอมรับซึ่งกันและกัน
เราสามารถที่จะใช้เทคนิคการระดมสมองได้หลาย ๆ กรณี และในทุก ๆ ขั้นตอนของวงจร PDCA (Plan-Do-Check-Act) เพื่อค่อย ๆ ดึงความคิดของสมาชิกลุ่มออกมาทีละขั้น ทีละตอนอย่างเป็นระบบ
การเตรียมการเพื่อระดมความคิด
ในขั้นการเตรียมการนั้น สิ่งที่ต้องคำนึงมากที่สุดคือ

ทีม ควรมีสมาชิก 8-10 คน ประกอบด้วย
ประธาน เป็นผู้รักษากระบวนการและวิธีการระดมสมอง
เจ้าของปัญหา ซึ่งเป็นผู้เข้าใจภารกิจอย่างชัดเจน
กลุ่มนักคิด ซึ่งควรประกอบด้วย
ผู้คิด
นักปฏิบัติ ที่มีทักษะในการวางแผน การกำกับดุแล การแปลแผนไปสู่แนวทาง ปฏิบัติ
ผู้จัดการ ที่มีทักษะทางด้าน การกลั่นกรอง การวิเคราะห์ ตรวจสอบรายละเอียด
ผู้ประสานงาน
ภารกิจ
ต้องกำหนดให้ชัดเจนว่า ใครเป็นผู้รับผิดชอบภารกิจนี้
ปัญหานั้น เป็นปัญหาที่ “เกิดขึ้นแล้ว” หรือ “สมมติว่า มันเกิดขึ้น”
การตั้งคำถาม “อย่างไร (Why?)” เพื่อ สำรวจ และ ไขโครงสร้างของ ปัญหา โดยให้อยู่ในขอบเขตในลักษณะของ
ปัจจุบันนี้เป็นอย่างไร
ในอนาคตต้องการให้เป็นอย่างไร
มีแนวทางอย่างไร ที่จะไปให้ถึงอนาคต
ตารางเวลา (Time Plan)
แนวทางการใช้การระดมความคิดเพื่อแก้ปัญหา
แนวทางการใช้การระดมความคิด เพื่อนำมาประยุกต์ใช้ในการแก้ปัญหา มีขั้นตอนดังต่อไปนี้

เปิดประเด็นปัญหา
ระดมความคิดเพื่อสร้างประเด็นปัญหาใหม่ ๆ ให้มากที่สุด
การยอมรับประเด็นปัญหา
ระดมความคิดเพื่อหาวิธีขจัดปัญหา
คัดเลือกความคิด เพื่อใช้แก้ไขปัญหา
ประเมินแนวทางขจัดปัญหา
กำหนดรายละเอียดของทางแก้ปัญหา
เขียนแผนปฏิบัติการ
นำไปปฏิบัติ
ขั้นตอนในการระดมสมอง

การสำรวจปัญหา (Define Problem)
การเข้าใจปัญหาให้ถูกต้องตรงประเด็นจะเป็นเรื่องที่สำคัญที่สุด กลุ่ม ควรเริ่มจาก:

เปิดประเด็นปัญหา โดยเจ้าของปัญหาเป็นผู้อธิบาย
กลุ่มควรฟังอย่างสร้างสรรค์ เพื่อหาประเด็นปัญหาใหม่ ๆ โดยการ
แยกแยะปัญหา (Factoring the Problem) เพื่อดูสิ่งที่แฝงอยู่ เป็นการนำ ไปสู่ประเด็นใหม่ ๆ
เปลี่ยนมุมมอง (Shifting Perspective) เพื่อคิดในมุมมองอื่น ๆ ทั้งการมองไปข้างหน้า (Forward) และ มองย้อนหลัง (Backward)
เชื่อมโยงความคิดต่าง ๆ เข้าด้วยกัน โดยการใช้ How to’s Technique
ตัวอย่างบริษัทหนึ่งต้องการลดต้นทุนโดย “ลดความสูญเสีย” ในองค์กร จึงมีการเปิดประเด็น “มีความสูญเสียอะไรบ้างในองค์กรของเรา”


การแยกประเด็นของปัญหา
เจ้าของปัญหาอาจแยกแยะข้อมูลออกเป็น 3 กลุ่ม เพื่อพิจารณาได้เร็ว ขึ้น โดยพิจารณาตามแนวทางต่อไปนี้

แนวความคิดที่เป็นจริงได้
หมายถึง ประเด็นปัญหาที่สามารถนำมาปฏิบัติได้ทันที

แนวความคิดที่อาจเป็นจริงได้
หมายถึง ประเด็นปัญหาหรือแนวความคิด ที่สามารถนำมาซึ่ง วิธีการ แก้ปัญหาได้ หลังจากมีการแก้ไข ปรับปรุง หรือ พัฒนา

แนวความคิดที่ก่อให้เกิดความสนใจ
หมายถึงแนวความคิดที่กระตุ้นความสนใจ แม้ว่าจะไม่เข้าใจมันอย่าง ครบถ้วนก็ตาม
จากนั้น ให้เจ้าของปัญหาจะเป็นผู้เลือกประเด็นที่น่าสนใจขึ้นมาที่ละ 1 เรื่องเพื่
พิจารณาร่วมกันต่อไป
จากตัวอย่างในขั้นตอนแรก หลังจากที่เราได้ประเด็น (หัวข้อความสูญเสีย) โดยสมมุติว่าหัวข้อที่ได้คือ ความสูญเสียจากการรอคอย จากนั้นในขั้นตอนนี้ก็จะได้ “มีสาเหตุใดบ้างที่ทำให้เกิดการรอคอย”

การยอมรับประเด็นปัญหา
ที่ประชุมยอมรับในประเด็นปัญหา หลังจากเจ้าของปัญหานำเสนอ ขึ้นมา ขั้นตอนต่อไปคือ การระดมความคิดเพื่อหาวิธีการแก้ไขปัญหาให้กับเจ้าของปัญหา เทคนิคที่นำมาใช้มีหลายเทคนิคด้วยกัน เช่น

เทคนิคการพยากรณ์ หรือ หาความสัมพันธ์กันของข้อมูลต่าง ๆ
เทคนิคการคิดเชิงอุปมาอุปมัย
เทคนิคการฝืนกฎ
การเลือกความคิด (สำหรับแก้ไขปัญหา) (สัก 3 ความคิด) เพื่อเสนอ ต่อเจ้าของปัญหา เทคนิคในการคัดเลือกความคิด เช่น

การใช้สัญชาตญาณ
การจัดกลุ่มความคิด
การให้คะแนนเพื่อการจัดลำดับ
การลงคะแนนโดยตรง
เมื่อมาถึงขั้นตอนนี้ ควรจะเหลือแนวความคิดแค่ความคิดเดียว เพื่อ พัฒนาไปสู่แผนปฏิบัติการ ในขณะเดียวกันความคิดอีกสองความคิด อาจต้องเก็บไว้ เผื่อใช้ประโยชน์ในภายหน้าด้วย

การเลือกความคิด
การเลือกความคิด (สำหรับแก้ไขปัญหา) (สัก 3 ความคิด) เพื่อเสนอ ต่อเจ้าของปัญหา เทคนิคในการคัดเลือกความคิด เช่น

การใช้สัญชาตญาณ
การจัดกลุ่มความคิด
การให้คะแนนเพื่อการจัดลำดับ
การลงคะแนนโดยตรง
เมื่อมาถึงขั้นตอนนี้ ควรจะเหลือแนวความคิดแค่ความคิดเดียว เพื่อ พัฒนาไปสู่แผนปฏิบัติการ ในขณะเดียวกันความคิดอีกสองความคิด อาจต้องเก็บไว้ เผื่อใช้ประโยชน์ในภายหน้าด้วย

อธิบายแนวทางการแก้ปัญหาที่ถูกเลือก
ให้เจ้าของแนวทางแก้ปัญหาที่ถูกเลือกมาอธิบายให้กลุ่มเข้าใจเหมือน ๆ กัน
กลุ่มประเมินแนวทางแก้ไขปัญหา โดยใช้
การวิเคราะห์ PNI (Positive Negative and Interest)
ผู้ได้รับผลประโยชน์ ผู้สนับสนุน
Force Field Analysis
กำหนดผู้สนันสนุน
6. จัดทำแผนปฏิบัติการ

เริ่มจากทำรายละเอียดคร่าว ๆ เพื่อดูวัตถุประสงค์หลัก
Why-Why Analysis
FPA (Failure Prevention Analysis)
จัดทำรายละเอียดเพื่อใช้ดำเนินการ
ระบุผู้รับผิดชอบ
เริ่มปฏิบัติตามแผนที่วางเอาไว้
สรุป
การระดมความคิดนั้นสามารถนำมาใช้ได้ตั้งแต่

การขยายขอบเขตของปัญหาที่เกิดขึ้น
การคัดเลือกปัญหา
การหาแนวทางแก้ไขที่หลากหลาย
การคัดเลือกแนวทางการแก้ปัญหาที่เหมาะสม
การจัดทำแผนและรายละเอียดเพื่อดำเนินการ